Personvern

1. Innledning 

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirma Staalesen AS. Vi er ansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Med personopplysninger menes enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring, eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss.

2. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Privatkunder
• Kontaktpersoner hos virksomhetskunder
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Personer som er involvert eller omtalt i saker vi bistår i

3. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av kundeforhold: Når vi kontaktes av en kunde med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

I tilknytning til etableringen av et kundeforhold vil vi foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi påtar oss oppdraget, registreres kontaktinformasjon. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter kunden oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Kunnskapsforvaltning: Dokumentasjon som utarbeides som ledd i sakshåndtering vil kunne legges i erfaringsarkiv til bruk i andre saker. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Kundeadministrasjon. Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av kunden. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med kundeadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter etter at oppdraget er avsluttet. Arkivering av saksdokumenter gjør vi fordi det er forventet av våre kunder, og fordi det fra tid til annen dukker opp behov for å hente frem tidligere saker, for eksempel i forbindelse med en etterfølgende rettssak eller prosess hvor kunden trenger dokumentasjon fra tidligere saker. Behandling av personopplysninger for arkiveringsformål har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining: vår interesse å oppfylle kunders forventninger og behov). I de få sakene som inneholder sensitive personopplysninger, har behandlingen grunnlag i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom kunden ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Vi kan sende ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på kunder som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrev skal enkelt kunne melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a.

4. Hvem vi deler personopplysninger med

Advokater er underlagt en taushetsplikt. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi deler personopplysninger med domstoler, motparter og eventuelle rådgivere der dette er nødvendig for å utføre oppdraget.

Vår leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Vår regnskapsfører vil ha tilgang til personopplysninger gjennom regnskapsadministrasjon. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter med mindre kunden eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

5. Lagring av personopplysninger

Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake. Hvis behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse, vil personopplysningene bli slettet når slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Opplysninger som er lagret i henhold til lovpålagte forpliktelser slettes når plikten opphører. Typiske eksempler på dette er oppbevaringsplikten etter hvitvaskingsloven og bokføringsloven.

6. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi skal legge til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

7. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Det er inngått avtale med leverandør av IT-tjenester som pålegger leverandør å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og kunde-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

8. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside.